¿Qué son las fotocopias compulsadas?

Conoce las diferencias con otras fotocopias

Fotocopias compulsadas, cotejo y copias auténticas

¿QUÉ SON LAS FOTOCOPIAS COMPULSADAS?

DEFINICIÓN DE FOTOCOPIAS COMPULSADAS, COTEJO Y COPIAS AUTÉNTICAS

Fotocopias compulsadas, cotejo de fotocopias y copias auténticas, o documentos autenticados, ¿qué significan todos estos términos?. ¿Para qué sirven las fotocopias?. El hecho de hacer una fotocopia de un documento, ¿significa que el contenido de la fotocopia es auténtico?, es decir, ¿cómo sabemos que el documento original no ha sido manipulado al hacer la copia?. Esto es lo que lleva a la Administración y a algunas Instituciones a pedir que demostremos que el contenido de las fotocopias que presentamos se corresponda con el original.

Cuando presentamos fotocopias al hacer algunas gestiones y trámites en la Administración, en las Universidades o, por ejemplo, en los Juzgados, cuando vamos al extranjero o cuando nos envían copias de documentos del extranjero, necesitaremos probar que esas fotocopias son fieles al documento fotocopiado, que los datos que ahí aparecen no han sido manipulados, y que no son fradulentos. Para ello existen ciertos procedimiento y técnicas que premiten dotar de autenticidad al contenido de lo que muestran las fotocopias y es lo que vamos a tratar en este apartado.

DEFINICIONES DE “COTEJAR“ Y “COMPULSAR“

FOTOCOPIAS COTEJADAS Y COMPULSADAS

Según el Diccionario de la lengua española (DRAE), “cotejar” es “confrontar una cosa con otra u otras; compararlas, teniéndolas a la vista”, mientras que “compulsar” consiste en el acto de “cotejar una copia con el documento original para determinar su exactitud”.

Sin embargo, el artículo 38.5 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y el Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro, utilizan el término “cotejo” implicando en él una acción más amplia que la mera compulsa, es decir, entendiendo que la compulsa es el resultado de un cotejo previo de la fotocopia con el documento original.

COTEJO DE FOTOCOPIAS Y COMPULSA DE DOCUMENTOS

EJEMPLO DE FOTOCOPIAS COTEJADAS Y COMPULSADAS

Vamos a poner un ejemplo. Tenemos que presentar en la Administración, por ejemplo en un Ayuntamiento, una solicitud, un escrito o cualquier tipo de comunicación en el registro administrativo. Para ello tenemos que acercarnos a una de las oficinas de registro y entregar ahí toda la documentación con el fin de que te la sellen y quede registrada la entrada del escrito. Normalmente, en este tipo de trámites y gestiones no nos admiten fotocopias de los documentos que apoyan nuestras pretensiones, sino los documentos originales, por lo que para ejercer nuestros derechos y actividades administrativas se nos pedirán documentos compulsados o cotejados de documentos originales.

En las propias oficinas de registro procederán al cotejo de una copia con su documento original y ver si es exacta, es decir, mirarán la fotocopia y el original para ver si coinciden con exactitud. Por tanto, nosotros, debemos presentar junto con el documento original, una fotocopia del mismo y la oficina de registro realizará el cotejo de los documentos y copias, comprobando la identidad de sus contenidos. En al registro, después de haber realizado la comprobación, nos devolverán el documento original y unirán la copia, una vez diligenciada con un sello o acreditación de compulsa, a la solicitud, escrito o comunicación a la que se acompañe y que hemos presentado. El sello o acreditación de compulsa expresará la fecha en que se practicó así como la identificación del órgano y de la persona que expiden la copia compulsada.

Hay que tener en cuenta, sin embargo, que a pesar de que la fotocopia compulsada tiene la misma validez que el original, lo que hace es acreditar en ningún caso la autenticidad del documento original. De ahí que ahora hablemos de las copias auténticas.

COPIAS AUTÉNTICAS

FOTOCOPIAS CON AUTENTICIDAD Y EFECTOS CERTIFICANTES

A diferencia de las copias o fotocopias compulsadas, las copias auténticas acreditan la autenticidad del documento original y además tienen efectos certificantes, es decir, que garantizan la autenticidad de los datos que contienen lso documentos originales, teniendo por tanto característica y efectos jurídicos mucho más amplios que las fotocopias compulsadas. Por estos motivos, si tenemos en nuestro poder una copia auténtica de cualquier documento es como si tuviésemos el documento original, ya que tiene la misma validez y eficacia que éste. La copias auténticas tienen que solicitarse en el órgano administrativo, en el organismo público o institución que emitió el documento original. Éstos expedirán la copia previa comprobación en sus archivos de la existencia del original o de los datos en él contenidos.

La copia auténtica podrá consistir en la transcripción íntegra del contenido del documento original o en una copia realizada por cualesquiera medios informáticos, electrónicos o telemáticos, o sea que también se incluyen las fotocopias. Además figurará en ella la acreditación de la autenticidad de la copia identificando el órgano, archivo y organismo que la expide y la persona responsable de tal expedición.

FOTOCOPIAS DE CALIDAD

FOTOCOPIAS IDÉNTICAS A LOS ORIGINALES

Para poder realizar el cotejo de manera adecuada y conseguir que nos compulsen las fotocopias, necesitamos presentar fotocopias de calidad, que se vean perfectamente los datos que contienen con total claridad.

Las fotocopias de Reprotel – Imprime en Spain no muestran diferencia alguna con el original. Nuestras máquinas están siempre a punto y en perfectas condiciones para asegurar un trabajo de calidad profesional hasta al hacer una fotocopia del carnet de identidad, ya sea en color o en blanco y negro. Sólo el cliente sabrá cuál es el documento original, lo que facilitará el trabajo a la hora de cotejar y compulsar estos documentos.

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